關(guān)于供貨合同明確圖號（或標(biāo)記）等的規(guī)定
（討論稿 2017 年 7 月 13 日）
供貨合同經(jīng)常因?yàn)閳D號（或標(biāo)記）、供貨要求、譯文等不正確、不明確或不規(guī)范，而影響材料定額制單、采購、材料領(lǐng)付、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、交貨、裝箱單編制等。為了有效避免該類問題發(fā)生，現(xiàn)作出如下規(guī)定。
1.圖號和商品標(biāo)記具有唯一性，是采購、生產(chǎn)、供貨的重要依據(jù)。銷售人員在合同簽訂時(shí)應(yīng)先查閱圖號和商品標(biāo)記，在合同中明確整機(jī)產(chǎn)品、配件、備件的圖號（或標(biāo)記）和名稱。不能明確的圖號和商品標(biāo)記可向相關(guān)技術(shù)人員或供應(yīng)商咨詢。技術(shù)部編制的《常用材料標(biāo)記方法規(guī)定》也可作為規(guī)范合同商品標(biāo)記的參考依據(jù)。
2.合同供貨為標(biāo)準(zhǔn)件（如緊固件、軸承、密封件、型材、管件等）的，為了方便制單采購，合同應(yīng)明確標(biāo)記（標(biāo)準(zhǔn)號+商品名稱+商品規(guī)格+材質(zhì)或等級，如標(biāo)記示例“GB/T 5782 螺栓 M12×80-8.8 級”、“角鋼 3×4/Q235-A”、“角鋼 5.6/3.6×4/Q235-A”、“槽鋼 25c/ Q235-A”等）和數(shù)量。如實(shí)在不能明確的將以最低等級或一般型式采購供貨（如“螺栓 M12×80”默認(rèn)為“GB/T 5780 螺栓 M12×80-4.8 級”、“25#槽鋼”默認(rèn)為 “槽鋼 25a/Q235-A”等）。
3.合同供貨為外購成品商品（如閥門、電機(jī)、泵、五金工具等）的，為了方便材料定額制單和采購，合同應(yīng)明確商品通用型號、通用名稱、通用規(guī)格、特征或等級。對于非通用型號的外購商品，合同簽訂人應(yīng)
提供供應(yīng)商及聯(lián)系方式，或配合采購人員聯(lián)系采購，并將聯(lián)系的商品準(zhǔn)確標(biāo)記以形式反饋給定額制單人員。
4.合同供貨特征不明確的（如小型電機(jī)只明確功率，不明確轉(zhuǎn)速、形式、防護(hù)絕緣等級；如閥門只明確通徑，不明確壓力、驅(qū)動形式、溫度要求等），由銷售人員以書面形式重新確認(rèn)后交給材料定額制單人員。銷售人員對確認(rèn)的正確性負(fù)責(zé)。由于確認(rèn)不及時(shí)導(dǎo)致延遲交貨的責(zé)任在合同簽訂人。
5.有特殊要求的供貨（如電機(jī)、減速機(jī)、稀油站等），合同應(yīng)必須明確具體參數(shù)和特殊要求（如電機(jī)機(jī)座號、功率、轉(zhuǎn)速、電壓、頻率、絕緣防護(hù)等級、裝配型式、冷卻方式、測溫方式等；如減速機(jī)型號、速比、裝配型式、潤滑型式、冷卻型式、加熱型式、軸伸要求等；如稀油站型號、冷卻型式、冷卻介質(zhì)要求、配置要求等）。這些具體參數(shù)和特殊要求是采購、檢驗(yàn)和供貨的依據(jù)，參數(shù)和特殊要求的全面性特別重要。設(shè)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真分析合同要求是否存在缺項(xiàng)，將補(bǔ)充完善的具體參數(shù)和特殊要求已書面型式移交給采購人員。
6.技術(shù)人員參與或負(fù)責(zé)簽定的合同，其圖號（或標(biāo)記）等不明確的，由該技術(shù)人員負(fù)責(zé)確認(rèn)貨物圖號（或標(biāo)記）等。整機(jī)供貨合同，備件清單中不明確的備件圖號和數(shù)量，在不產(chǎn)生異議的前期下，由銷售人員和該產(chǎn)品設(shè)計(jì)人共同確定；有異議的必須有銷售人員通過用戶確認(rèn)。
7.原則上供貨圖號（或標(biāo)記）確認(rèn)應(yīng)該在合同簽訂之前；書面確認(rèn)在合同簽訂之后的，銷售人員應(yīng)重新核算價(jià)格，涉及價(jià)格差異較大的，必要時(shí)由合同簽訂人員與用戶協(xié)商補(bǔ)價(jià)。
8.為了從源頭上保證材料定額制單準(zhǔn)確、采購快捷方便和物資管理規(guī)范，防止外購商品標(biāo)記與定額制單存在差異（“一物多名”或“一名多物”）導(dǎo)致的無法入庫和領(lǐng)付，提倡銷售人員或會同采購人員先獲得市場商品的正確商品標(biāo)記信息，以書面形式將正確商品標(biāo)記信息告知材料定額制單人員制單。
9.采購人員在采購過程中，發(fā)現(xiàn)定額采購計(jì)劃商品特征參數(shù)（如型式、量程、等級、使用范圍等）欠缺而無法采購的，應(yīng)及時(shí)將所欠缺的特征參數(shù)反饋給涉及的銷售人員或技術(shù)人員，以便盡快完善采購信息。對商品特征參數(shù)不完整而擅自作主導(dǎo)致采購錯誤的，采購人員和相關(guān)人員負(fù)全部責(zé)任。
10.技術(shù)人員在設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)盡量選用常用或通用材料的容易采購材料，新材料選用應(yīng)主動（或通過采購人員）了解市場供貨狀況，保證材料采購可能性和經(jīng)濟(jì)性。
11.圖號（或標(biāo)記）和數(shù)量是銷售人員合同報(bào)價(jià)和合同簽訂的依據(jù)。對產(chǎn)品不熟悉的銷售人員在合同洽談簽訂前，應(yīng)主動到技術(shù)部查實(shí)具體供貨圖號（或標(biāo)記）、名稱，正確反映到合同中。
12.為保證產(chǎn)品圖號的唯一性，設(shè)計(jì)人員應(yīng)按規(guī)范編制圖號。同規(guī)格產(chǎn)品（即使只有一個(gè)零件或標(biāo)準(zhǔn)件不同），其總圖和部裝圖不得重復(fù)使用同一圖號，不得在同一圖紙上出現(xiàn)幾種制法（如左右裝、硬度不同、材質(zhì)不同等）。在基本型式產(chǎn)品圖紙發(fā)布后，涉及老產(chǎn)品新訂貨有不同要求的，應(yīng)出具新的總圖、裝配圖、零件圖。必須借助 PDM 圖文檔管理系統(tǒng)，上傳和發(fā)布新的生產(chǎn)圖紙。由于圖號原因（同一圖號有多種形式和參數(shù)）導(dǎo)致供貨與合同要求有差異的，設(shè)計(jì)人員負(fù)全部責(zé)任。
13.設(shè)計(jì)人員應(yīng)保證借用件圖紙中材料標(biāo)記的規(guī)范性，每次借用須重新對借用圖進(jìn)行審核（包括正確性審核和標(biāo)準(zhǔn)化審核），并將新版本圖紙上傳 PDM 圖文檔管理系統(tǒng)。由于借用件產(chǎn)生的錯誤產(chǎn)生損失的，設(shè)計(jì)借用人負(fù)全部責(zé)任。
14.來圖加工的配件，銷售人員簽訂合同時(shí)應(yīng)核對圖紙和合同中技術(shù)信息（圖號、名稱、材質(zhì)、數(shù)量）的一致性。防止圖紙和合同技術(shù)信息不一致（如圖號、名稱、材料牌號、數(shù)量）帶來不必要的損失。如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)在第一時(shí)間進(jìn)行修改確認(rèn)。
15.外文圖紙和外文合同，應(yīng)先由銷售人員交給辦公室翻譯成中文，并核對一致后傳遞給相關(guān)部門；銷售人員對圖紙和合同譯文的一般技術(shù)信息（圖號、名稱、材質(zhì)、數(shù)量、供貨范圍等）的一致性負(fù)責(zé)；銷售人員對技術(shù)信息不一致或有疑義的外文圖紙和外文合同應(yīng)進(jìn)一步進(jìn)行客戶確認(rèn)。防止外文圖紙和合同技術(shù)信息不一致帶來不必要的損失。
16.翻譯人員對圖紙和合同譯文的完整性和正確性負(fù)責(zé)；譯文的技術(shù)術(shù)語應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確（特別是名稱、制造要求、技術(shù)參數(shù)），能夠被一般技術(shù)人員理解；鼓勵、提倡或要求按機(jī)械英漢詞典、技術(shù)部編制的《常
用材料標(biāo)記方法規(guī)定》等資料統(tǒng)一譯文中的名詞術(shù)語。由于譯文的技術(shù)術(shù)語不規(guī)范或不準(zhǔn)確導(dǎo)致合同履行中出現(xiàn)紕漏的導(dǎo)致?lián)p失的，翻譯人員負(fù)全部責(zé)任。
17.整機(jī)計(jì)量單位為“臺”；部件計(jì)量單位為“套”；零件（不可拆的散件）的計(jì)量單位為“件”或“只”。為防止用戶要求與部件圖紙中涵蓋零件范圍存在差異，計(jì)量單位為“臺”或“套”貨物應(yīng)對包含的具體內(nèi)容進(jìn)行必要的描述，作為材料定額制單和生產(chǎn)的依據(jù)。重要部件供貨的內(nèi)容必須描述，不重要的容易被理解的供貨內(nèi)容可以不描述或籠統(tǒng)描述。如大齒圈部件供貨范圍可以描述為“含半齒圈、哈夫面聯(lián)接緊固件”； 如螺栓組件供貨范圍可以描述為“含螺栓、螺母，不含墊圈”。供貨范圍可以以“含”和“不含”的表達(dá)方式，不可使用不明確的文字“等”，如不可使用類似“含襯板、襯板螺栓等”不明確供貨范圍的表達(dá)方式。
18.合同簽訂下達(dá)生產(chǎn)通知單后，有關(guān)銷售人員應(yīng)主動及時(shí)到技術(shù)部做好供貨范圍和要求的交接工作，交接工作將直接影響所簽訂合同的履行質(zhì)量和用戶滿意度。當(dāng)材料定額制單人員發(fā)現(xiàn)圖號（或標(biāo)記）不明確時(shí)，銷售人員和相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)給予確認(rèn)，避免耽誤采購和生產(chǎn)交貨。
19.原產(chǎn)品設(shè)計(jì)人為第一技術(shù)交接人，或由技術(shù)部安排和明確技術(shù)交接人。技術(shù)交接人負(fù)責(zé)材料定額制定制單、采購、制造、使用過程中所有技術(shù)問題解答和協(xié)調(diào)解決。
20.對于供貨圖號（或標(biāo)記）、名稱不明確的合同，技術(shù)交接人有必要重新出具供貨范圍清單，或通過銷售人員進(jìn)行用戶確認(rèn)新的清單。無論公司內(nèi)部簽字確認(rèn)還是用戶簽字確認(rèn)的清單，在定額制單的同時(shí)，最終清單均交由技術(shù)部存檔并作為合同補(bǔ)充附件上傳PDM圖文檔管理系統(tǒng)備查。
21.經(jīng)銷售人員和技術(shù)人員最終確認(rèn)的清單最為有效，質(zhì)量部應(yīng)根據(jù)最終確認(rèn)的清單（上傳 PDM 的最終清單）范圍檢驗(yàn)和出具發(fā)貨清單。
22.對于有重要裝配尺寸要求的本公司產(chǎn)品配件（如小齒輪、小齒輪軸、托輪、托輪等帶有孔軸重要配合尺寸公差的配件）合同簽訂時(shí)，銷售人員應(yīng)在合同中注明原產(chǎn)品出廠編號、原產(chǎn)品采購商的單位全名稱，以便質(zhì)量部門追溯原供貨的是否有特殊檢驗(yàn)記錄（配制尺寸記錄）。由于合同中沒有注明原產(chǎn)品出廠編號、原產(chǎn)品采購商的單位全名稱信息導(dǎo)致配件現(xiàn)場無法裝配使用造成損失的，銷售人員負(fù)全部責(zé)任。
23.為防止公司產(chǎn)品配件供貨狀態(tài)與原先供貨狀況不一致導(dǎo)致現(xiàn)場無法裝配的現(xiàn)象發(fā)生，在合同簽訂下達(dá)生產(chǎn)通知單后，質(zhì)量部門應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)根據(jù)原產(chǎn)品出廠編號、原產(chǎn)品采購商的單位全名稱信息對有重要裝配尺寸公差的配件原先供貨狀況（一般指原先有影響現(xiàn)場裝配的超差配制尺寸）進(jìn)行追溯。并將原超差配制尺寸告知生產(chǎn)車間并作為配件檢驗(yàn)的依據(jù)，保證配件與原先供貨尺寸一致。由于疏于原先供貨尺寸追溯或喪失可追溯性導(dǎo)致配件與原先供貨尺寸不一致，無法安裝和使用的導(dǎo)致?lián)p失的，質(zhì)量部相關(guān)人員負(fù)全部責(zé)任。
24.鑒于供貨合同明確圖號和規(guī)范標(biāo)記對企業(yè)管理具有重要性和必要性，因此本規(guī)定應(yīng)列入相關(guān)部門質(zhì)量考核范圍。主要考核部門為經(jīng)營部、技術(shù)部、辦公室、供應(yīng)部、質(zhì)量部；主要對象為銷售人員、設(shè)計(jì)人員、翻譯人員、采購人員、質(zhì)檢人員。
本規(guī)定由江蘇鵬飛集團(tuán)技術(shù)中心提出。
本規(guī)定由江蘇鵬飛集團(tuán)技術(shù)質(zhì)量委員會歸口。
本規(guī)定起草部門：技術(shù)部、經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部。
本規(guī)定主要起草人：賁道春、仲躋松、陳素琴、陳忠蘭、王克洪、張 貴、唐 星、周 麗、丁 業(yè)、王雪飛、于延桂、賁道林、周步高、陳玉樓。
